Les compétences deviennent la clé pour toute entreprise et un enjeu fort pour les directions des ressources humaines – DRH.
La GPEC – la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences – s’inscrit ainsi comme une stratégie managériale à part entière. Cette démarche est destinée à garantir le succès des entreprises sur le plan stratégique.
La GPEC, en bref
La GPEC est un process que se doivent de mettre en place les sociétés pour améliorer la gestion des emplois qu’elles proposent, des talents dont elles disposent en son sein et des effectifs qu’elles doivent avoir afin de fonctionner dans des conditions optimales.
Cette amélioration de son système de fonctionnement doit permettre à l’entreprise, à court terme ou long terme, d’assurer sa pérennité et de réduire ses coûts. Que ce soit au niveau financier comme humain. Pour ça, l’entreprise va devoir passer par une période d’analyse approfondie qui permettra de déterminer ses besoins et les possibilités. Après cela, des actions seront menées : des actions économiques, sociales ou encore juridiques ou technologiques.
Ces mises en place peuvent concerner l’entreprise dans son entièreté ou uniquement focalisée sur une activité ou bien aussi sur un territoire : tout dépend des résultats mis en avant par la phase initiale d’analyse.
Car inutile de modifier totalement le fonctionnement d’une société si les lacunes se situent uniquement dans un service ou une zone géographique par exemple.
Définition de la GPEC
Depuis la loi Borloo datant de 2005, les entreprises de plus de 300 salariés ont l’obligation de mettre en place une GPEC. En premier lieu, voici une définition de la GPEC. Premièrement, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est un procédé de gestion RH visant à harmoniser, à court et moyen termes les emplois, les effectifs et les compétences.
Aussi, elle permet d’appréhender les obligations imposées par l’écosystème et les choix stratégiques de la société, à réaliser, pour relever au mieux les défis à venir.
La GPEC doit assimiler la totalité des collaborateurs de l’entreprise afin de rassembler les équipes autour de ces changements et de les motiver pour créer une dynamique totale.
Elle permet d’appréhender, individuellement ou collectivement, les questions de compétences et d’emploi des collaborateurs afin de construire des solutions transversales répondant simultanément aux enjeux de toutes les parties prenantes.
Quel est le principal objectif de la GPEC ?
Nous venons de l’entrevoir, la GPEC une méthode conçue pour mettre en adéquation les effectifs, les emplois et les compétences avec les objectifs stratégiques et l’environnement externe (marché, concurrence, évolutions technologiques, …).
Les enjeux de la GPEC sont de déterminer les évolutions des emplois, des missions et des compétences, et de prévoir les mouvements d’effectifs à organiser à moyen terme pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Elle se traduit par l’anticipation et la planification des différentes actions à mener dans le but de pérenniser l’activité de l’entreprise. Il s’agit d’une démarche de gestion proactive des ressources humaines basée sur le management des compétences.
Les objectifs de la GPEC
- Réduire des difficultés de recrutement,
- Faire face à un problème de pyramide des âges,
- Résoudre une situation de sureffectif,
- Optimiser les dispositifs de formation,
- Développer la qualification des salariés,
- Valoriser les compétences individuelles et/ ou collectives,
- Accompagner des changements dans l’organisation du travail et de la production,
- Développer les mobilités professionnelles des salariés,
- Favoriser l’implication des salariés dans un projet d’évolution professionnelle
Pourquoi mettre en place une GPEC dans son entreprise ?
En premier lieu, notons que mettre en place une GPEC est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés.
Il est clair que nous sommes dans un contexte qui évolue rapidement. Il est ainsi critique que les entreprises anticipent ces évolutions dans leurs métiers et leur organisation pour rester agile.
Toutes les entreprises ne mettent pas en place une GPEC pour les mêmes raisons. Cela variera en fonction de la culture d’entreprise, du secteur d’activité, des besoins technologiques. Les attentes seront variables. Généralement, dans une démarche de GPEC, on analyse ce que fait le collaborateur pour construire le référentiel. Mais dans un secteur concurrentiel et très évolutif, le rôle de la GPEC ne sera pas uniquement d’observer, mais d’anticiper les besoins en compétences futurs.
Dans une structure, différents enjeux découlent de la GPEC.
Répondre à des enjeux organisationnels :
- Assurerune organisation améliorée en interneet valoriser les conditions de travail dans la société
- Faciliter la transmission connaissances, des savoirs et savoir-faire pour ne pas perdre les compétences essentielles de l’entreprise
- Optimiser la gestion des effectifs par une adaptation des recrutements et contrats de travail
Répondre à des enjeux humains :
- Adapter les emplois aux mutations / évolutions de son environnement et à la stratégie d’entreprise
- Trouver de nouveaux leviers de fidélisation pour les compétences clés de sa structure
- Favoriser la mobilité interne
- Redynamiser et motiver les salariés par la valorisation des compétences et l’accompagnement aux projets professionnels
- Anticiper les départs à la retraite grâce à un outil comme une pyramide des âges
- Optimiser les recrutements
- Optimiser les processus de recrutement
- Motiver les collaborateurs en valorisant leurs compétences et en leur proposant un accompagnement spécifique quant à leurs projets professionnels
- Ajuster les emplois par rapport aux évolutions de métier
Répondre à des enjeux économiques :
- Affirmer la valeur ajoutée sur le marché par l’évolution cohérente des métiers
- Redéfinir au mieux son positionnement
- Développer son activité économique sur le long terme par la préservation de sa compétitivité
Finalement, il s’agit de déployer du mieux possible la stratégie globale de la société.
Quels sont les avantages d’une GPEC ?
Les avantages de la GPEC sont nombreux. Ils concernent à la fois l’entreprise mais également les salariés. La GPEC est effectivement un outil puissant qui est au service des salariés et de l’entreprise.
Effectivement, elle permet de :
- Garantir la pérennité de l’entreprise en optimisant l’adéquation entre compétences et besoins stratégiques
- Anticiper les évolutions socio-économiques, organisationnelles et technologiques
- Adapter les compétences des collaborateurs pour faire face aux différentes mutations
- Établir un patrimoine de compétences de ses équipes afin de gérer la mobilité interne
- Rester compétitif face à la concurrence
- Mettre le salarié au cœur des préoccupations
- Accompagner les collaborateurs dans leur projet professionnel
- Motiver les collaborateurs et avoir une meilleure ambiance de travail
- Développer l’employabilité des salariés
Quels sont les risques d’une GPEC ?
Mettre en place une GPEC est rarement simple, pour ne pas dire jamais simple. C’est une démarche coûteuse qui demande l’intervention et la disponibilité de différents acteurs. On retrouve généralement les mêmes raisons qui peuvent faire qu’une GPEC ne réussit pas. La première étape de la mise en place d’une GPEC est en lien direct avec la vision stratégique de la société. Si les deux ne sont pas reliées, il y a de grandes chances pour que le projet n’aboutisse pas. Voici quelques autres limites et risques à anticiper avant de se lancer dans une GPEC.
Une démarche GPEC trop RH
Il est crucial de co construire cette démarche avec les différents acteurs de votre entreprise. Pour que vos équipes adhèrent à votre politique de GPEC et que les collaborateurs puissent se projeter, il est essentiel que vos référentiels reflètent la réalité du terrain. Les outils mis en place doivent aussi être efficaces et servir également l’opérationnel.
Une démarche GPEC trop complexe
Éviter les « usines à gaz » et ne pas donner trop de place à la démarche instrumentale sera important également. Choisissez bien votre cabinet spécialisé.
Une démarche GPEC sans plan de communication
La GPEC est souvent associée à la notion de plan social. Il est nécessaire de définir un plan de communication pour expliquer clairement les objectifs pour embarquer toutes les parties prenantes (équipes RH, managers, collaborateurs, le CE…). Sans quoi la démarche sera mal interprétée.
Une démarche GPEC non cadrée
Il faut savoir prendre son temps, tout en articulant la GPEC avec le cycle de développement de la société.
Une démarche GPEC trop générique (ou inversement trop spécifique)
Si vous allez trop loin dans la constitution de votre référentiel, vous risquez d’aller sur du trop spécifique. Inversement, avec des compétences trop génériques, tout le monde peut tout faire. Un outil de gestion des talents doit vous permettre de vérifier cela.
Les étapes de la mise en place d’une démarche GPEC
Étape 1 : effectuer un état des lieux
Réalisation d’un état des lieux. Cet état des lieux correspondra à une analyse aussi bien qualitative que quantitative.
Étape 2 : prévoir les évolutions des besoins
En fonction de l’évolution potentielle de son marché, de ses concurrents, de la technologie, des éventuelles contraintes législatives… L’entreprise établie une stratégie à moyen / long terme. Stratégie globale et pas uniquement RH.
Étape 3 : mesurer et comparer la situation actuelle avec les besoins à long terme
Cette étape consiste à mesurer l’écart entre la situation actuelle de l’entreprise et ses futurs besoins au niveau des métiers, compétences et effectifs.
Une fois de plus il s’agit d’effectuer des mesures qualitatives et quantitatives.
Étape 4 : déterminer les évolutions indispensables au niveau de compétences des collaborateurs de l’entreprise
Il s’agit ici de définir, pour les collaborateurs de l’entreprise, les évolutions possibles d’un métier à l’autre et les parcours de formation associés. On parle généralement de « passerelle métier ».
L’idée est de concevoir des parcours de formation.
Étape 5 : le plan d’actions
Une fois les étapes précédentes réalisées, il conviendra de définir et mettre en œuvre les dispositifs permettant :
- L’évolution des compétences des collaborateurs
- De faciliter la mobilité des collaborateurs
- Mettre en place une politique de recrutement pertinente.
Même si la loi impose des négociations triennales (pour les entreprises d’au moins 300 salariés), le plan d’action GPEC peut être revu en permanence en fonction de l’évolution du marché et de la stratégie de l’entreprise.
GPEC : les outils
La GPEC vous donne l’occasion de créer ou redéfinir des outils RH organisationnels et de développement de compétences. À travers chacune des étapes, des outils SIRH peuvent être mobilisés pour accompagner la mise en place d’une GPEC optimale :
- Redéfinition des fiches de poste avec les compétences clés qu’elles impliquent
- Création de parcours de mobilité
- Création d’une trame pour les entretiens annuels
- Cartographie des postes
- Développement d’un plan de développement des compétences
- Utilisation des outils liés à la formation par vos collaborateurs : CPF (Compte Personnel de Formation) ou CIF (Congé Individuel de Formation) notamment
- Réalisation de bilans de compétences
- Mise en place de tutorats afin d’assurer une bonne transmission des savoirs et savoir-faire, ainsi qu’une préservation des compétences clés en interne
La démarche de GPEC est chronophage, mais elle constitue une réelle plus-value dans la gestion de vos RH. Aussi, elle sécurise la pérennité de votre entreprise en facilitant l’adaptation de vos métiers aux évolutions et mutations de votre environnement et en redonnant à vos salariés de nouveaux leviers de motivation et d’épanouissement personnel.
Qui est concerné ?
Toutes les entreprises, quelle que soit sa taille, sont concernées par la GPEC. Et tous les salariés des entreprises peuvent être concernés par des mesures de GPEC.
La GPEC est-elle obligatoire ?
Les entreprises qui emploient 300 salariés ou plus ont l’obligation d’engager des négociations sur ce sujet au moins tous les 3 ans. Celles de moins de 300 salariés peuvent bénéficier d’un dispositif d’appui conseil et d’une aide financière de l’Etat pour définir et élaborer un plan de GPEC. Le plan
Qui prend l’initiative d’une GPEC ?
Il s’agit de l’entreprise, qui en tant qu’employeur, prend l’initiative. Un accord de méthode de branche ou d’entreprise peut organiser les négociations obligatoires en déterminant : le calendrier, la périodicité, les thèmes et les modalités de négociation. S’il n’existe pas un tel accord, la négociation doit avoir lieu tous les 3 ans.